Comment faire une campagne de publisignature électronique ?

Comment faire une campagne de publisignature électronique ?

Qu'est-ce que la publisignature électronique ?

La publisignature électronique, ou signature électronique en envoi groupé, permet de faire signer un grand nombre de contrats à des signataires différents automatiquement.
Oodrive_sign permet en standard de lancer des campagnes de publisignature électronique. À partir d'une liste de destinataires fournie sous la forme d'un fichier .CSV et d'un modèle de contrat ou même d'un dossier contenant des contrats spécifiques à chaque signataire, Oodrive_sign va automatiquement et à une date que vous choisirez effectuer l'envoi de tous les courriels de signature.

Un tableau de bord des campagnes de publisignature électronique permet de suivre l'exécution des opérations et d'en consulter l'historique.

NB : vous devez posséder au moins un niveau de permission Poweruser sur le Backoffice et sur le Frontoffice pour lancer une campagne de publisignature dans Oodrive_sign.

La campagne multi-signature en vidéo




Créer une campagne de publisignature avec Oodrive_sign

1. Choisissez le modèle de contrat

La création d'une campagne de publisignature commence par l'identification du modèle de contrat à utiliser pour votre campagne. Vous pourrez choisir entre tous les modèles de contrats de votre licence Oodrive_sign. Comme toujours, vous pouvez choisir de fournir vous-mêmes le ou les contrat(s) à faire signer en choisissant le modèle de contrat "Faire signer un document PDF".

Étape 1 : choisir le modèle de contrat

2. Chargez le ou les contrat(s)

Dans le cas où vous avez sélectionné le modèle "Faire signer un document PDF", vous êtes invité(e) à charger le ou les document(s) à employer.

Étape 2 : charger le modèle de contrat

Deux solutions s'offrent alors à vous :
  1. Tous les signataires utilisent le même contrat : choisissez la première option "Chargez le pdf du contrat" et chargez le fichier PDF. Vous utiliserez des Smartfields pour indiquer à Oodrive_sign où positionner les données spécifiques à chaque signataire. Si votre contrat comporte des Smartfield options, vous pourrez également fournir leurs valeurs pour chaque signataire dans le fichier CSV des signataires.
  2. Chaque signataire doit recevoir un document PDF différent à signer : dans ce cas choisissez la seconde option "Chargez le fichier zip contrats" et chargez une archive ZIP contenant tous les fichiers PDF des contrats. Vous pourrez désigner dans une colonne "pdfFilename" du fichier CSV des signataire (voir l'étape suivante), le nom du document PDF à utiliser pour chaque signataire.

Dans les deux cas, chargez ensuite le fichier, soit en faisant un glisser-déposer sur la zone de chargement, soit en cliquant sur cette zone pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur.

3. Chargez les signataires

Les signataires sont à charger au moyen d'un fichier .CSV (Comma-separated values). Il s'agit d'un fichier texte dans lequel chaque ligne correspond à un signataire, et où les valeurs des différents champs sont séparés par des virgules (",").

Les colonnes à intégrer dans le CSV peuvent être:

  1. des champs standard du client ou du signataire (voir la fiche client de votre licence les smartfields standard). Exemples : Nom, Prénom, Email, Téléphone mobile
  2. des champs personnalisés du client qui ont été définis sur votre licence. Exemple : code CIP
  3. des données métier (définies via des smartfields dans votre contrat, ou des options dans un modèle de contrat). Exemple : numéro de sécurité sociale
  4. "pdfFilename" : Si vous avez un contrat PDF différent pour chaque signataire regroupés dans un ZIP, cette colonne doit contenir le nom du fichier à utiliser pour chaque signataire.
Étape 3 : charger les signataires

Les champs de votre CSV dépendent de la configuration de votre base clients dans Oodrive_sign et des options ou smartfields de votre modèle de contrat. En cliquant sur le bouton "FORMAT DU CSV", vous pouvez obtenir la liste des champs possibles, au format CSV. Cette ligne peut être utilisée comme ligne de titre de colonnes si elle est la première de votre fichier CSV, et si vous sélectionnez "Première ligne est un titre de colonne".

Vous pouvez aussi "TÉLÉCHARGER UN FICHIER CSV D'EXEMPLE", qui sera automatiquement adapté à votre contexte, pour l'utiliser comme modèle pour bâtir votre fichier CSV:

  1. Cliquez sur "TÉLÉCHARGER UN FICHIER CSV D'EXEMPLE"
  2. Ouvrez le fichier .csv téléchargé avec LibreOffice (recommandé) ou Excel.

NB : Si Excel n'ouvre pas correctement le fichier, allez dans l'onglet "Données" puis "À partir du texte". Vous pourrez ainsi contrôler les séparateurs utilisées et l'encodage du fichier. Consulter la documentation d'Excel ici.






Comment construire votre fichier CSV ?

Ce fichier d'exemple peut vous servir de base pour insérer les données concernant vos propres signataires, dans chacune des colonnes (dans LibreOffice ou Excel), ou en les séparant par des virgules (si vous travaillez dans le fichier .csv en mode texte directement).

NB : en sauvegardant votre fichier CSV, conservez l'encodage de caractères par défaut de votre système (par exemple Cp1252 sous Windows ou UTF-8), car c'est celui-ci que Oodrive_sign utilisera pour décoder le fichier.


Comment charger votre fichier CSV ?

Une fois votre fichier CSV créé, chargez-le dans Oodrive_sign par un glisser-déposer sur la zone de chargement ou en cliquant sur celle-ci pour le désigner sur votre ordinateur.

Oodrive_sign va alors analyser votre fichier et vous indiquera si des incohérences sont détectées au sein du fichier.

Il affichera également les lignes de votre fichier tel qu'il les a interprétées, afin que vous puissiez vérifier la cohérence des données. Vous pourrez également sélectionner à quel champ correspond chaque colonne de votre fichier, dans le cas où vous n'avez pas utilisé le même ordre que l'exemple fourni par Oodrive_sign.

Analyse du fichier par Oodrive_sign

4. Lancez la campagne de publisignature

Ça y est, votre campagne est prête ! Oodrive_sign vous affiche en prévisualisation le contrat qui sera préparé pour le premier signataire.

La dernière étape est de choisir comment lancer la campagne :

  1. Envoyer par mail pour signature : tous les contrats seront directement envoyés par mail aux signataires pour signature à distance.
  2. Préparer pour signature : tous les contrats seront préparés dans Oodrive_sign, et pourront être repris pour être envoyés manuellement ou signés en face à face sur tablette. Il sera ainsi possible de modifier les données manuellement.

Étape 4 : lancer la campagne de publisignature
Si vous choisissez d'envoyer les contrats par mail pour signature, vous pouvez adapter le sujet et le corps de mail à votre envoi, et sélectionner une date si vous souhaitez programmer un envoi différé.

Si vous choisissez l'envoi des contrats par mail, vous pourrez alors adapter le sujet et le corps du mail, et choisir une date si vous désirez différer l'envoi.

Et voilà ! Cliquez "VALIDER". Le système prépare ensuite la campagne, et vous indique ce qu'il fait.





C'est terminé ! Suivez maintenant le déroulement de votre campagne de publisignature sur la page des Campagnes.

Suivre vos campagnes de publisignature dans le back office

Le tableau de bord des campagnes de publisignature électronique permet de suivre l'exécution des opérations des campagnes en cours, et de retrouver l'historique des campagnes passées.

Il est accessible directement depuis la section "CONTRATS" du backoffice Oodrive_sign, en cliquant sur le bouton "CAMPAGNES".

Suivi de la campagne

Dans la colonne "Action", vous pouvez visualiser les détails de l'exécution de chaque campagne avec le bouton (i), et voir la liste de toutes les transactions qui ont été créées par une campagne à l'aide du bouton de droite.

Back office

Fonctionnalité utile : comme depuis le backoffice Oodrive_sign vous pouvez relancer les signataires d'un simple clic ! Pour cela, cliquez sur l'icône "signataires" dans la colonne "Actions", et cliquez "Relancer" sur les signataires à relancer !
Fonctionnalité utile : relancer en 1 clic !

Conclusion

Et voilà ! Vous êtes maintenant capable de gagner encore plus de temps avec Oodrive_sign en préparant et en publiant vos campagnes de publisignature automatisées !

En cas de besoin, vous pouvez toujours contacter le Support / Centre d'aide de Oodrive_sign. Il est à votre disposition pour vous aider et répondre à toutes vos questions.